Messelead Erfassung
Leadmanagement – Messekontaktbogen
☺️ damit die Nachbereitung gelingt… ☺️
Das Messekonzept hat überzeugt und der Messestand war sehr gut besucht. Die Stimmung war gut, intensive Messegespräche mit potenziellen und bestehenden Kunden wurden geführt. Zahlreiche Kontakte wurden mit dem Messe Kontaktbogen erfasst. Die Messebeteiligung war ein voller Erfolg? Vielleicht. Denn jetzt steht die Messe Leaderfassung und das Messe Lead Management der Messeberichte an, als Basis für die Messenachbereitung der wertvollen Messekontakte.
Die zwei schlimmsten Fehler bei der
Messe Leaderfassung
(1) Der Messekontaktbogen wird nicht während dem Messegespräch ausgefüllt. Sie können die eleganteste Messelead Erfassung ausgetüftelt haben – sie scheitert wenn nichts auf dem Messelead draufsteht. Wie Sie die Nutzung des Messekontaktbogens trainieren
(2) Sie haben zwar die Leaderfassung auf der Messe definiert, aber das Lead Management nach der Messe ist unklar. Dies führt ebenfalls dazu, dass die Vereinbarungen aus dem Messegespräch nicht durchgeführt werden. Oftmals wurde auch das Controlling nicht definiert, da man den Kollegen nicht auf die Finger schauen möchte. Dabei ist Controlling z.B. in der Produktion etwas selbstverständliches.
Wie Sie die Nachbereitung der Messekontakte und das Messelead Management strukturieren können, erfahren Sie hier.
Analoge oder digitale Messe Lead Erfassung
Laut einer Umfrage der Firma quickLead, die Lösungen für digitale Leaderfassung und Leadmanagement auf Messen anbietet, werden in fast der Hälfte aller Fälle (44%) die Gespräche, die am Messestand geführt wurden, nach der Messe nicht weiterverfolgt – und das, obwohl die Unternehmen die Kontaktdaten der potenziellen Kunden erfasst haben. Ausstellende Unternehmen verschenken damit Vertriebschancen auf Messen. So gibt deutlich mehr als jeder zweite Besucher von Fachmessen (57%) an, nach einem Gespräch am Messestand nichts mehr von den Firmen gehört zu haben. Bei Verbrauchermessen ist es knapp jeder Dritte (31%), der trotz Interesse keine Rückmeldung erhalten hat. Basis ist die Befragung von 96 B2B-Entscheidern und eine repräsentative Online-Umfrage unter 1.000 Deutschen vom März 2014.
Idealerweise sollten die Unternehmen nach der Messe Leaderfassung so schnell wie möglich das Gespräch nach der Messe nacharbeiten, denn dann ist der Eindruck noch frisch und das Interesse an Produkten und Dienstleistungen am größten. Nur 26% der Fachmessebesucher geben an, dass die Unternehmen sie maximal eine Woche nach der Messe kontaktiert haben. Zwar sind die Fallzahlen in der quickLead Untersuchung scheinbar relativ gering. Aber sie bestätigen weitgehend die Ergebnisse einer umfangreicheren AUMA-Studie aus dem Jahr 2008. Damals wurden 500 B2B-Entscheider verschiedenster Branchen zu ihren Messebesuchen befragt.
Während 72% mit ihrem Messebesuch insgesamt sehr zufrieden oder zufrieden waren, fiel der Wert auf 48% Zufriedenheit, wenn sie die Kontaktaufnahme durch die besuchten Aussteller nach der Messe einschätzen sollten (Download Studie http://www.auma.de/de/DownloadsPublikationen/Seiten/Edition28.aspx). Die Effizienz von Messebeteiligungen könnte sich schlagartig erhöhen, wenn die Messenacharbeit professioneller durchgeführt werden würde. Ein Schlüssel dazu ist der Messekontaktbogen.
Es stellt sich die Frage, warum diese für die Aussteller wenig schmeichelhaften Zahlen über die Jahre relativ konstant zu sein scheinen.
Das Unternehmen quickLead führt in der Umfrage an, dass die Verzögerung beim Nachfassen auch mit der Art der Messelead Erfassung auf Papier zusammenhängt. Demnach wäre bei einer digitalen Erfassung von Gesprächsnotizen eine schnellere Kontaktaufnahme nach der Messe möglich.
Unsere Erfahrung vor Corona zeigte, dass es nicht an der papiernen Messe Lead Erfassung liegt.
Der ausgefüllte Essekontaktbogen liegt auf dem Messestand doch vor und muss nur im Rahmen des Lead Managements verteilt werden. Eine Messe Lead Erfassung per ipad hat vor Corona bei einem Kunden sogar zu einer Reduzierung der qualifizierten Leads um ca 10% geführt. Mehrere Kunden haben vor Corona den Messekontaktbogen wieder von ipad auf Papier umgestellt, da dies einfacher für den workflow auf der Messe ist. Der papierne Bogen zur Messegesprächserfassung wird von den Mitarbeitern immer noch am besten akzeptiert. Probieren Sie es aus, Sie werden sehen, dass ein Papierbogen mehr Notizen enthält als der digitale Messe Kontaktbogen.
Die Challenge beim Messe Lead Management
- liegt an der Abarbeitung der MesseLeads durch die Mitarbeiter nach der Messe, meistens nicht an der Verteilung der Leads auf die Mitarbeiter.
- liegt mehr am „Tagesgeschäft“ welches verhindert, dass die Messeleads im Detail bearbeitet werden. Manchen Mitarbeitern fällt es extrem schwer unbekannte Menschen per Telefon zu kontaktieren. Unser Telefontraining kann diesem Umstand entgegenwirken.
Die Prinzipien des erfolgreichen Messe Lead Managements im Kontext der Messenachbearbeitung und eine Struktur für die Umsetzung, erarbeiten Sie sich mit Hilfe unseres Arbeitsbuches.
Informationen per Mail oder Tel.: 0170 – 1294773
Messelead Erfassung Messekontakbogen DSGVO konform?
Als Erstes, dies ist keine Rechtsberatung und nur ein Anwalt oder ein zertifizierter Datenschutzsachverständiger kann Ihnen umfänglichere Auskünfte geben.
„…Auch die Befürchtung, die Annahme und Erfassung einer Visitenkarte löse umfangreiche Informationspflichten aus, hat skurrile Züge. Da die Übergabe einer Businesscard regelmäßig durch den Inhaber erfolgt, damit der Empfänger Kontakt mit ihm aufnimmt, ist er damit informiert, dass der Empfänger die Karte auch verwendet und die Kontaktdaten etwa in seinem Adressverzeichnis erfasst. Datenschutzrechtliche Informationspflichten gäbe es nur, wenn die Daten zu anderen Zwecken, etwa zur Überprüfung der Kreditwürdigkeit, herangezogen würden. …“
25.05.2018 06:59 Uhr
Quelle: https://www.heise.de/newsticker/meldung/Analyse-zur-DSGVO-von-Peter-Schaar-Die-notwendige-Zumutung-Datenschutz-4057260.html
Autor: Peter Schaar war von 2003 bis 2013 der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Inzwischen ist er Vorsitzender der Europäischen Akademie für Informationsfreiheit und Datenschutz.
- Die Mail eines Datenschutzbeauftragten zum Thema DSGVO konformen Messekontaktbogen enthält dieser Artikel
- Ein entsprechendes ebook, das von einem Anwalt mitentwickelt wurde, finden Sie hier https://www.sic-software.com/download-ebook-dsgvo/
Angenommen, Sie bekommen auf einer Messe während dem Gespräch eine Visitenkarte überreicht mit der Bitte, um Zusendung von bestimmten Informationen. Damit haben Sie vom Interessenten gemäß obiger Aussagen anscheinend eine implizite Einwilligung bekommen, um ihm diese Informationen zuzusenden und seine personenbezogenen Daten für diesen Zweck zu speichern.
Was Aussteller in der Praxis tun(erlebte Beispiele):
- Einige haben Ausdruck Datenschutzverordnung auf Stand dabei und lassen auf Messekontaktbogen unterschreiben, dass diese zur Kenntnis genommen wurde und Einwilligung Datenverarbeitung erteilt wurde.
- Einige agieren so wie zuvor.
- Einige agieren wie zuvor und versenden mit erster Mail, die Datenschutzverordnung und den Hinweis auf die Datenverarbeitung und Rechte auf Löschung…
- Einige lassen den Besucher per Hand seine E-Mail in ein entsprechendes Feld eintragen.
Bis jetzt hat uns kein B2B Kunde berichtet, dass er wegen der Verarbeitung des Messekontaktes eine Abmahnung o.ä. erhalten hat.
Für die DSGVO müssen Sie jetzt grundsätzlich allerdings nachweisen können:
Wann, wo, zu wem und zu welchem Zweck diese implizite Erlaubnis erteilt wurde.
Dies erfordert wohl die Schriftform und das Ausfüllen eines Messekontaktbogens (digital/analog) während dem Gespräch.
Bei der analogen Messe Leaderfassung sollte vielleicht auch die entsprechende Datenschutzinformation auf dem Bogen stehen. Außerdem sollten nachzuweisende Informationen klar nachweisbar dokumentiert sein. Ob es ausreichend ist, wenn er den Messekontaktbogen teilweise handschriftlich ausfüllt oder ob eine Unterschrift notwendig ist? Einige Aussteller lassen mittlerweile den Bogen für die Messe Leaderfassung unterschreiben.
Bei der digitalen Messelead Erfassung scheint wohl das double-opt-in Verfahren das Mittel der Wahl zu sein, wenn man auch einen werblichen Newsletter zusenden möchte. Das Problem dabei ist, dass der Interessent den Messelead quasi per Mai noch freischalten müßte. Das einfache Einscannen der Visitenkarte liefert vielleicht noch nicht den Beweis, dass die Daten auch für einen Newsletter verarbeitet werden dürfen.
Sie benötigen außerdem ein Verzeichnis aller Leads und Sie müssen nach der MesseLead erfassung diese möglicherweise archivieren. Wobei es verschiedenste Möglichkeiten gibt, wie lange diese aufzuheben sind bzw. wann diese vernichtet werden müssen. Ein kleiner Einblick in diese Thematik finden Sie über
https://www.ds-law.eu/aufbewahrungspflichten-datenschutzrecht/
Inwieweit eine in der Cafeteria überreichte Visitenkarte mit aufgekritzeltem Text, eine DSGVO konforme Erlaubnis für das Zusenden von Informationen darstellt…
Detailliertere praktische Antworten zu dieser Frage erhalten Sie… Natürlich ist dies keine Rechtsberatung. Dies kann nur ein Analt leisten.
Informationen per Mail oder Tel.: 0170 – 1294773