Messelead Erfassung

Leadmanagement – Messekontaktbogen

Der Messestand fiel ins Auge und war sehr gut besucht. Die Stimmung war gut, intensive Messegespräche mit potenziellen und bestehenden Kunden wurden geführt. Zahlreiche Kontakte wurden mit dem Messe Kontaktbogen erfasst. Die Messebeteiligung war ein voller Erfolg? Vielleicht. Denn jetzt steht die Messe Leaderfassung und das Messe Lead Management der Messeberichte an, als Basis für die Messenachbereitung der wertvollen Messekontakte.

Die zwei schlimmsten Fehler bei der
Messe Leaderfassung

(1) Der Messekontaktbogen wird nicht während dem Messegespräch ausgefüllt. Sie können die eleganteste Messelead Erfassung ausgetüftelt haben – sie scheitert wenn nichts auf dem Messelead draufsteht. Wie Sie die Nutzung des Messekontaktbogens trainieren

(2) Sie haben zwar die Leaderfassung auf der Messe definiert, aber das Lead Management nach der Messe ist unklar. Dies führt ebenfalls dazu, dass die Vereinbarungen aus dem Messegespräch nicht durchgeführt werden. Oftmals wurde auch das Controlling nicht definiert, da man den Kollegen nicht auf die Finger schauen möchte. Dabei ist Controlling z.B. in der Produktion etwas selbstverständliches.

Wie Sie die Nachbereitung der Messekontakte und das Messelead Management strukturieren können, erfahren Sie hier.

Analoge oder digitale Messe Lead Erfassung

Laut einer Umfrage der Firma quickLead, die Lösungen für digitale Leaderfassung und Leadmanagement auf Messen anbietet, werden in fast der Hälfte aller Fälle (44%) die Gespräche, die am Messestand geführt wurden, nach der Messe nicht weiterverfolgt – und das, obwohl die Unternehmen die Kontaktdaten der potenziellen Kunden erfasst haben. Ausstellende Unternehmen verschenken damit Vertriebschancen auf Messen. So gibt deutlich mehr als jeder zweite Besucher von Fachmessen (57%) an, nach einem Gespräch am Messestand nichts mehr von den Firmen gehört zu haben. Bei Verbrauchermessen ist es knapp jeder Dritte (31%), der trotz Interesse keine Rückmeldung erhalten hat. Basis ist die Befragung von 96 B2B-Entscheidern und eine repräsentative Online-Umfrage unter 1.000 Deutschen vom März 2014.

Idealerweise sollten die Unternehmen nach der Messe Leaderfassung so schnell wie möglich das Gespräch nach der Messe nacharbeiten, denn dann ist der Eindruck noch frisch und das Interesse an Produkten und Dienstleistungen am größten. Nur 26% der Fachmessebesucher geben an, dass die Unternehmen sie maximal eine Woche nach der Messe kontaktiert haben. Zwar sind die Fallzahlen in der quickLead Untersuchung scheinbar relativ gering. Aber sie bestätigen weitgehend die Ergebnisse einer umfangreicheren AUMA-Studie aus dem Jahr 2008. Damals wurden 500 B2B-Entscheider verschiedenster Branchen zu ihren Messebesuchen befragt.

Während 72% mit ihrem Messebesuch insgesamt sehr zufrieden oder zufrieden waren, fiel der Wert auf 48% Zufriedenheit, wenn sie die Kontaktaufnahme durch die besuchten Aussteller nach der Messe einschätzen sollten (Download Studie http://www.auma.de/de/DownloadsPublikationen/Seiten/Edition28.aspx). Die Effizienz von Messebeteiligungen könnte sich schlagartig erhöhen, wenn die Messenacharbeit professioneller durchgeführt werden würde. Ein Schlüssel dazu ist der Messekontaktbogen.

Es stellt sich die Frage, warum diese für die Aussteller wenig schmeichelhaften Zahlen über die Jahre relativ konstant zu sein scheinen.

Das Unternehmen quickLead führt in der Umfrage an, dass die Verzögerung beim Nachfassen auch mit der Art der Messelead  Erfassung auf Papier zusammenhängt. Demnach wäre bei einer digitalen Erfassung von Gesprächsnotizen eine schnellere Kontaktaufnahme nach der Messe möglich.

Unsere Erfahrung der letzten Jahre zeigt, dass es nicht an der papiernen Messe Lead Erfassung liegt.

Der ausgefüllte Essekontaktbogen liegt doch vor und muss nur im Rahmen des Lead Managements verteilt werden.  Eine Messe Lead Erfassung per ipad hat bei einem Kunden sogar zu einer Reduzierung der qualifizierten Leads um ca 10% geführt. Mehrere Kunden haben den Messekontaktbogen wieder von ipad auf Papier umgestellt, da dies einfacher für den workflow auf der Messe ist. Der papierne Bogen zur Messegesprächserfassung wird von den Mitarbeitern immer noch am besten akzeptiert. Probieren Sie es aus, Sie werden sehen, dass ein Papierbogen mehr Notizen enthält als der digitale Messe Kontaktbogen.

  • Messe Leaderfassung Leadmanagement

    Füllen Sie Ihren Messestand mit den richtigen Besuchern

  • Das Manko beim Messe Lead Management

    • liegt an der Abarbeitung der MesseLeads durch die Mitarbeiter nach der Messe,  meistens nicht an der Verteilung auf die Mitarbeiter
    • liegt mehr am „Tagesgeschäft“ welches verhindert, dass die Messeleads im Detail bearbeitet werden. Manchen Mitarbeitern fällt es extrem schwer unbekannte Menschen per Telefon zu kontaktieren. Unser Telefontrainin kann diesem Umstand entgegenwirken.

    Die Prinzipien des erfolgreichen Messe Lead Managements im Kontext der Messenachbearbeitung und eine Struktur für die Umsetzung,

    erarbeiten Sie sich mit Hilfe unseres Arbeitsbuches.

Messelead Erfassung Messekontakbogen DSGVO konform?

Als erstes dies ist keine Rechtsberatung und nur ein Anwalt oder ein zertifizierter Datenschutzsachverständiger kann Ihnen rechtssichere umfängliche Auskünfte geben.

Angenommen, Sie bekommen auf einer Messe während dem Gespräch eine Visitenkarte überreicht mit der Bitte, um Zusendung von bestimmten Informationen. Damit haben Sie vom Interessenten anscheinend eine implizite Einwilligung bekommen, um ihm diese Informationen zuzusenden und seine personenbezogenen Daten für diesen Zweck zu speichern.

Für die DSGVO müssen Sie jetzt allerdings nachweisen können:

Wann, wo, zu wem und zu welchem Zweck diese implizite Erlaubnis erteilt wurde.

Dies erfordert wohl die Schriftform und das Ausfüllen eines Messekontaktbogens (digital/analog) während dem Gespräch.

Bei der analogen Messe Leaderfassung sollte vielleicht auch die entsprechende Datenschutzinformation auf dem Bogen stehen. Außerdem sollten nachzuweisende Informationen klar nachweisbar dokumentiert sein. Ob es ausreichend ist, wenn er den Messekontaktbogen teilweise handschriftlich ausfüllt oder ob eine Unterschrift notwendig ist? Einige Aussteller lassen mittlerweile den Bogen für die Messe Leaderfassung unterschreiben.

Bei der digitalen Messelead Erfassung scheint wohl das double-opt-in Verfahren das Mittel der Wahl zu sein, wenn man auch einen werblichen Newsletter zusenden möchte. Das Problem dabei ist, dass der Interessent den Messelead quasi per Mai noch freischalten müßte. Das einfache Einscannen der Visitenkarte liefert vielleicht noch nicht den Beweis, dass die Daten auch für einen Newsletter verarbeitet werden dürfen.

Sie benötigen außerdem ein Verzeichnis aller Leads und Sie müssen nach der MesseLead erfassung diese möglicherweise archivieren. Wobei es verschiedenste Möglichkeiten gibt, wie lange diese aufzuheben sind bzw. wann diese vernichtet werden müssen. Ein kleiner Einblick in diese Thematik finden Sie über

https://www.ds-law.eu/aufbewahrungspflichten-datenschutzrecht/
Inwieweit eine in der Cafeteria überreichte Visitenkarte mit aufgekritzeltem Text, eine DSGVO konforme Erlaubnis für das Zusenden von Informationen darstellt…

Detailliertere praktische Antworten zu dieser Frage erhalten Sie… Natürlich ist dies keine Rechtsberatung. Dies kann nur ein Analt leisten.