Formular Messebericht
Messebericht Gesprächsprotokoll
– das Wertpapier für neue Aufträge –

Der Messebericht ist das Instrument zur Erfassung der Gespräche am Messestand. Dieses Gesprächsprotokoll dient dem Aussteller als Erinnerung und Gedächtnisstütze für die Gesprächsinhalte. Das Messe Lead Formular dient aber auch den Besuchern. Denn die dürfen erleben, dass das Gespräch dem Aussteller wichtig war. Untenstehend finden Sie eine Mail eines Datenschutzbeauftragten zum Thema DSGVO konformem Messebericht Formular.

Interessant:
Das erfassen der Messeberichte und Gesprächsprotokolle ist normalerweise nicht die größte Challenge der Nachbereitung der Messekontakte. Die größere Challenge ist es, die erfassten Messeberichte und Gesprächsprotokolle im Tagesgeschäft zu bearbeiten. Dies ist der Tenor der aktuellen Studien zu diesem Thema.

Wollen die Besucher auch, dass das Gespräch auf dem Messebericht erfasst wird?

Wenn das Messegespräch nicht auf dem Messe Lead erfasst wir, entsteht bei mir die Frage: Weiß der noch nach der Messe was wir vereinbart haben?
Der AUMA hat durch eine Besucherbefragung herausgefunden, dass Messebesucher sich vor allem eines wünschen: das zu bekommen, was ihnen in Aussicht gestellt wurde. Einfach, oder? Das Gesprächsprotokoll in Form eines ausgefüllten Besuchsbericht ist die Grundlage dafür.

Wie aber soll man nach einer Messe als Aussteller etwas weiterleiten, wenn es nicht im Gesprächsprotokoll notiert wurde? Niemand kann sich die Details der Messegespräche eines Tages merken. Das weiß auch der Messebesucher. Daher gilt der Messebericht als unverzichtbar. Nur, wenn es so ganz und gar kein Interesse an neuen Kontakten oder der – nicht besonders beliebten- Messenacharbeit gibt, kann man darauf verzichten. Aber wer kann das schon? Und warum geht man dann auf Messen, wenn man keine zusätzlichen Aufträge generieren möchte?

Wann wird der Messebericht ausgefüllt?

Im Beisein der Besucher? Nach dem Gespräch? Abends, wenn alles vorbei ist und endlich Ruhe einkehrt?
Also ich persönlich, wüßte schon gerne was der Aussteller über mich und meine persönliche Situation notiert. Und je größer der zeitliche Abstand zum Messegespräch, desto weniger Informationen habe ich im Kopf für den Messe lead.

Daher: Messe Lead erfassen sofort und im Beisein der Besucher.

Am besten beginnen Sie damit dem Gesprächsprotokoll und dem Messebericht, wenn Sie erkennen, dass der Besucher grundsätzlich als Neukunde in Frage kommen könnte. Wie Sie das im Gespräch erkennen?

Die Unsicherheit an dieser Stelle entsteht nicht bei den Besuchern, sondern beim Aussteller. Es geht um Verbindlichkeit und den eigenen Umgang damit. Eigentlich ist es wie beim normalen Außendiensttermin: Dort notieren Sie sich auch die wichtigen Dinge in einem Gesprächsprotokoll. Das Signal ist: unser Gespräch ist so wichtig, dass es eine Notiz verdient.

Was ist auf dem Messebericht Formular wichtig?

Nur 3 Dinge:

  • Geschäftsdaten des Interessenten
  • Thema des Gespräches 
  • und nächster Schritt. (Wer, Was, Wie)

Wenn Ihr Messebericht Formular erstmal diese 3 Punkte enhält fahren Sie schon gut.

Natürlich gibt es endlos viele weitere sehr nützliche Informationen, aber dafür wird auch sehr viel Zeit und Platz auf dem Messe Lead benötigt. Der häufig auf dem Messe Gesprächsprotokoll gar nicht vorhanden sind. Also zählt der Mut zum Wesentlichen.

Drei mögliche ergänzende Informationen auf dem Messeberichtformular

  • Name des Mitarbeiters
  • Gesprächsdatum
  • Priorisierung Kontakt  A/B/C

 

  • Messebericht
    Ausgefüllte Messeberichte. Die Wertpapiere für Ihren Messeerfolg.

  • Digitaler oder analoger Messebericht.

    Ich habe noch keine Firma getroffen (2017), die mit einem digitalen Messebericht wirklich klar kam. In der Regel hat das dazu geführt, dass der Mitarbeiter, nach dem Gespräch, mit dem 1 Fingersuchsystem das Gespräch langatmig in das ipad einhackte. Sogar ein Großkonzern, der sich papierlos auf die Fahne schreibt, ist wieder auf das gute alte Blatt Papier umgestiegen. Auf einem Blatt Papier können Sie einfach Notizen machen, etwas querschreiben, dazwischenschmieren… Wie Sie das Messe Gesprächsprotokoll nachbereiten, damit daraus Kontrakte entstehen?

Mail eines Datenschutzbeauftragten zum Thema DSGO konformen Messebericht Formular um Messe Leads zu erfassen.

Achtung: Dies ist keine Rechtsberatung. Dies kann und darf nur ein Anwalt.

… ich hoffe, die Messe war für Sie erfolgreich.
Ich war am Freitag nicht im Büro, daher die Verzögerung. Dies bitte ich zu entschuldigen.
Bezüglich der Definitionen (Messebericht Formular) zur Einwilligung bzw. der Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen (Messeberichte erfassen) gilt folgendes:
Art. 6 DSGVO: Die Verarbeitung (Messekontakterfassung) ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
(a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
(b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
(c) die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
(d) die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
(e) die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
(f)  die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
Zur Erläuterung, wenn Ihnen z.B.  jemand auf einer Messe eine Visitenkarte überreicht und um Kontaktaufnahme wegen eines Angebotes bittet, oder Informationsmaterial, ist dies als Einwilligung gemäß Art. 6a, oder auch Art. 6b (Vertragsanbahnung) und Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6f zu werten. Eine gesonderte Unterschrift ist daher nicht nötig, solange diese Daten nicht für andere Zwecke verwendet werden sollen.
Für diese, anderen Zwecke, wie z. B. die Zusendung eines Newsletters ist eine schriftliche Einwilligung nötig, da die Einwilligung für Werbung dokumentiert sein muss.
Dies muss jedoch keine Unterschrift sein, sondern kann auch die Anmeldung über ein Onlineformular sein, sofern dort ein Double Opt-In Verfahren verwendet wird.
(Kunde registriert sich und muss den Datenschutzbestimmungen zustimmen. Dann erhält er eine Bestätigungsmail, aus der er die Registrierung noch einmal bestätigen muss, z.B. durch Klick auf einen dort enthaltenen Link).
Für alle Verarbeitungen, die zu Geschäftsanbahnung oder Vertragserfüllung gehören (Art. 6b), oder z.B. Aufbewahrungsfristen oder Buchhaltung (fällt unter Art. 6c), sowie berechtigte Interessen fallen (Art. 6f), ist keine gesonderte Einwilligung nötig. Erst wenn die Daten zu einem anderen Zweck genutzt werden sollen, als für den ursprünglichen, muss der Kunde darüber informiert werden und zustimmen. (Beispiel, wenn Kundendaten/Ansprechpartner aus der Warenwirtschaft für einen Newsletter herangezogen werden sollen).
Ich hoffe, Ihnen mit diesem kurzen Abriss zumindest etwas helfen zu können. Die Thematik ist sehr komplex. Aber als gutes Nachschlagewerk hat sich z.B. www.erecht24.de erwiesen.
Dort hole ich einen gewissen Teil meiner Infos (wie z.B. Impressum und Datenschutzerklärungen für Websites, oder auch Erläuterungen und Rechtsbehelfe)….

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