Pressearbeit für Ihren Messeauftritt

Ein Messebesuch ist teuer und muss sich rechnen – heute mehr denn je. Für die PRessearbeit bietet ein Messeauftritt die optimale Plattform. Die Aufmerksamkeit der Medien ist groß, für Redaktionen sind Fachmessen ein fester Anlass zur Berichterstattung, Fachmagazine, und Zeitschriften bringen Vorberichte. Wirtschaftsredaktionen veröffentlichen Sonderbeilagen und Lokalredaktionen begleiten Messen mit „bunten„ Berichten. Werden Ihre Botschaften im Vorfeld einer Messe rechtzeitig und gezielt den Medien kommuniziert können Sie erwünschte und interessierte Stand-Besucher – und damit potenzielle Kunden – vergleichsweise kostengünstig erreichen.

Gute Pressearbeit zur Messe bietet sich in Meilensteinen – vor, während und nach der Messe – an. So die Autorin Bettina Timmler.

Pressearbeit vor dem Messeauftritt

Etwa drei Monate vor Messebeginn sollte die Planung für Ihre Pressearbeit starten:

  • Pressekonferenz, Pressegespräch oder Journalistengespräche am Stand?
  • Welche medienwirksamen Aktionen könnten stattfinden?
  • Gibt es eine Pressemappe? Wenn ja, wie aktuell ist die Pressemappe?
  • Pressemappe in Papierform und in digitaler Form?
  • Gibt es Fotos zu den geplanten Produktneuheiten?
  • Wie aktuell ist der Presseverteiler? Sind alle relevanten Medien enthalten?
  • Achten Sie auf die unterschiedlichen Redaktionsschlüsse der einzelnen Medien: Lassen Sie ihnen rechtzeitig eine Pressemitteilung mit der Ankündigung Ihres Messeauftrittes zukommen.
  • Wurde ein Pressefach (Print und Online) bei der Messegesellschaft reserviert? Wer ist Ihr Ansprechpartner während dem Messeauftritt für die Journalisten am Stand? Web 2.0 Angebote zur Messe?

Zwei Monate vor der Messe sollte der Terminplan stehen, der Presseverteiler aktualisiert sein, Vorschau-Pressemeldung und Einladung der Fachpresse vorliegen. 3 – 4 Wochen vor der Messe Fertigstellung der Pressemappe inclusive Texte und Bildmaterial.

Eine Woche vor der Messe sollte spätestens die Kontaktaufnahme mit wichtigen Journalisten stattfinden. Einen Tag vor der Messe sollten die Pressefächer befüllt werden.

 

Pressearbeit während dem Messeauftritt

Die Messe öffnet gleich ihre Tore und die Besucher und Journalisten werden in Kürze durch die Hallen eilen. In den letzten vier Monaten haben Sie die Medien aktiv auf ihre Messepräsenz hingewiesen und es geschafft, in den Fokus von Fach- und Publikumsmedien zu gelangen. Journalisten haben ihren Besuch am Messestand angekündigt, stehen jetzt am Stand und der Pressebeauftragte ist gerade auf Hallenrundgang. Wie retten Sie Ihre Pressearbeit im Vorfeld der Messe?

Spielen sie mit ihren Standmitarbeitern im Vorfeld eines Messeauftritts diese und andere Situationen durch.  Informieren Sie jeden Standmitarbeiter über das Vorgehen, wenn ein  Journalist den Stand betritt. Überbrücken Sie -sofern möglich – die Zeit bis zum Eintreffen des Pressebeauftragten mit dem Erklären der Messeneuheit oder bieten Sie eine Erfrischung an.

Ein Journalist hat wenig Zeit, bedienen Sie ihn schnell und kompetent mit Informationen. Dazu gehört die Pressemappe am Stand und der schnelle Draht zum Pressebeauftragten, der während der gesamten Messe per Handy erreichbar ist. So kann er gegebenenfalls direkt die Fragen des Journalisten beantworten.

Ihre Pressemappe liegt bereits im reservierten Pressefach im Pressezentrum. Die Pressemappe enthält einen Hintergrundtext zum Unternehmen, Factsheet zum Unternehmen, Kurzvita der Geschäftsführer und die Pressemitteilungen über die Neuheiten ihres Unternehmens in Kurz- und Langfassung. Zur Arbeitserleichterung der Journalisten liegt eine CD mit den Texten und dem vorbereiteten Bildmaterial bei. Mindestens einmal am Tag während dem Messeauftritt wird kontrolliert, ob im Pressefach noch genügend Mappen vorrätig sind.
Der Pressebeauftragte hat sich auf die Fragen -auch kritische- der Journalisten vorbereitet. Halten sie jeden Kontakt mit der Presse auf einem Kontaktformular fest, notieren sie die Wünsche der Journalisten und reagieren Sie schnell darauf.
Beobachten Sie bei der Pressearbeit die Berichterstattung in den tagesaktuellen Medien und dokumentieren sie die Veröffentlichungen. Viel Erfolg.

comm.pass Marketing & Kommunikation
Bettina Timmler
www.comm.pass.de
timmler@comm-pass.de

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