Checkliste Messeplanung Messevorbereitung

Checkliste
Messeplanung und Messevorbereitung

Die Messeplanung ist der erste Schritt zum Messeerfolg. Hört sich banal an, und doch gilt bei der Messevorbereitung oftmals: The same procedure as every year. Dabei hat sich die Welt weitergedreht.

Trotz Internet hat die Fachmesse ihre Bedeutung im Marketingmix und Faszination behalten. Das Internet hat sogar dafür gesorgt, dass das Instrument Messe noch besser in die sonstigen Marketing- und Vertriebsaktivitäten integriert werden kann. Dabei geht der Trend weg von der allgemeinen Industriemesse hin zu spezialisierten Messeformaten und erfolgreichen Kongressmessen. Daher ist die Messeplanung immer wichtiger geworden. Früher ging es bei der Messevorbereitung vorallem darum ging, was geschieht auf der Messe. Heute rückt bei der Messevorbereitung immer mehr das Thema der Messeauswahl in den Mittelpunkt. Wo treffe ich meine Zielgruppe? Wo treffe ich die Menschen, die mir einen Zugang zur Zielgruppe verschaffen können? Das erfordert eine präzise Messeplanung. Gerade, wenn Sie das Erstemal auf einer Messe ausstellen und jeden Cent umdrehen müssen, ist diese wichtig. Eine ausführliche Messe Checkliste kann dabei nützlich sein.

Checkliste Messeplanung Messevorbereitung Vorbereitung einer Messe

Mit der richtigen Messeplanung und frühzeitigen Messevorbereitung vermeiden Sie es Geld zu verbrennen, durch

  • Zu großen und teuren Messestand.
  • Zu ungenaue Messeziele.
  • Keinen Plan für die Nachbereitung der Messekontakte.
  • Unausgebildete Mitarbeiter auf dem Messestand.
  • Zu wenig Besucher auf dem Messestand.
  • 5 Tipps für die Messeplanung und Messevorbereitung

    Für die Vorbereitung einer Messe Beteiligung sind hier die 5 Tipps in einer Checkliste Messeplanung vereint. Dabei verzichten wir auf die üblichen Punkte, die Sie in jedem Buch nachlesen können.

1. Definieren Sie bei der Messeplanung Ihre Botschaft und Ihr Messeziel

Fragen Sie sich selbst: Was ist Ihr wahres Ziel? Woran erkennen Sie, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben? Wer kontrolliert nach? Wenn Sie genau wissen, was Sie sich von der Messe erhoffen, können Sie die richtige Messe auswählen. Die Steigerung der Bekanntheit, wird auf einer Fachmesse sehr teuer eingekauft. Das Messeziel sollte bei der Messevorbereitung vor der Standbuchung getätigt werden.

Checkliste Messeplanung

2. Beginnen Sie frühzeitig mit Ihrer Messevorbereitung

Besuchen Sie auch Fachmessen anderer Branchen als Inspiration. Wie agieren dort die erfolgreichen Unternehmen? Fragen Sie die Besucher in den Gängen, nach deren Herausforderungen. Wenn die Besucher Herausforderungen formulieren, die Sie lösen können, sind Sie auf der richtigen Messe. So finden Sie auch heraus, in welchem Bereich einer Messe sich Ihre Zielgruppe aufhält. Möglicherweise im Umfeld der Marktbegleiter… Möglicherweise im Umfeld von Ihren eigenen Zulieferern…
Sich für eine Messe fundiert zu entscheiden, ist oftmals der wichtigste Punkt der Messeplanung. Unser workshop kann Sie dabei unterstützen. Leider stellen viele Aussteller auf der falschen Messe aus und schieben dann die Schuld für den Mißerfolg auf die Messe an sich.

Checkliste Messevorbereitung

3. Geld sparen bei der Messeplanung:

Angenommen Ihr Ziel ist es, neue Kunden zu finden: Sparen Sie bei der Standgröße und dem Messebau (Klassischerweise vereinnahmen diese Bereiche 45% des Messebudgets).  Wie Sie die ausreichende Standgröße ermitteln.   Üblicherweise wird behauptet: Sie benötigen eine gewisse Standgröße, um sichtbar zu sein. Das stimmt nicht, wenn Sie mit einem MesseKontakter zusammenarbeiten.

Viel wichtiger als die Standgröße ist die Ausbildung der Mitarbeiter. Auch gestandenen Vertrieblern fällt es schwer kontinuierlich auf neue unbekannte Besucher zuzugehen. Diese Fähigkeit besitzen nur sehr wenigen gute Verkäufer.

Sparen Sie bei den Exponaten. I.d.R. haben Sie im Technikbereich immer das falsche Exponat dabei. Sie benötigen ein Exponat als Anschauungsobjekt. Der Interessent will etwas sehen und anfassen. Sie müssen nicht alle Varianten Ihrer Produkte ausstellen. Die Messe ist keine Ausstellung, sondern eine Kontaktplattform. Erstellen Sie eine Checkliste für die Exponatauswahl, dann können Sie nach der Messe bei der Auswertung die Auswahl der Exponate feinjustieren.

Sie wollen Termine vereinbaren für nach der Messe. Das geschieht durch Ihre Mitarbeiter nicht durch Ihre Exponate. Für die Messevorbereitung wichtig ist daher die Frage: Mit welchem System werden aus den Messegesprächen sinnvolle Termine.

Antworten auf diese Fragen zu finden, im Rahmen der Messevorbereitung, ist viel als das letzte Designdetails umfangreich zu diskutieren.

Achtung:
Die Nachbereitung der Messekontakte beginnt mit der Messeplanung und der Messevorbereitung

Was geschieht mit den Messekontakten nach der Messe? Damit meine ich nicht die Kontakterfassung(möglichst Papierbogen), sondern das Prozedere, um aus dem Kontakt einen Kunden zu machen. Die meisten Firmen haben da nur ein sehr vages System während der Messevorbereitung definiert.

4. Zur Messevorbereitung gehört die Kontrolle der Messeplanung

In der Fertigung ist es Standart, dass oft alles 100% kontrolliert wird. Wenn Sie messbare Fertigungsziele definieren können, ist dies auch bei Ihrem Messeauftritt möglich. Sie erhalten damit die Zahlen, um Ihre nächste Messevorbereitung mit den entsprechenden Checklisten anzupassen. Beim auma finden Sie einen Messe/Nutzen Check.

5. Suchen Sie sich gut aus, wer Ihre Firma repräsentiert

Wenn ein Besucher zu Ihrem Stand kommt, hat er oftmals zum ersten Mal von Ihrer Marke hört. Und genau wie bei einem Restaurantbesuch, hinterlassen die Mitarbeiter einen großen Eindruck. Wenn der Kellner fantastisch ist, werden Sie das Restaurant lieben. Wenn er jedoch desinteressiert erscheint, werden Sie das vermutlich nicht vergessen. Das beste Menü wird ungenießbar durch einen schlechten Kellner. Entwickeln Sie im Vorfeld der Messeplanung eine eigene Checkliste für das Verhalten der Mitarbeiter auf dem Messestand. Eine Checkliste für das Messegespräch senden wir Ihnen für Ihre Messevorbereitung gerne zu.

Möglicherweise fällt es Ihnen bei der ersten Messe noch schwer, auf die Menschen zuzugehen. Eine Lösung ist der MesseKontakter.

Checkliste Messeplanung Messevorbereitung

Messeplanung: Welche Messe ist die Richtige ?

Mit einer Vielzahl von Optionen für Fachveranstaltungen kann die Auswahl überwältigend sein.
Hier sind grundlegende Gedanken, um den besten Ort für einen Messestand zu wählen.

Messevorbereitung: Warum entscheiden Sie sich überhaupt für einen Messeauftritt ?

Bevor Sie etwas unternehmen, entscheiden Sie sich: Was ist mein Ziel für diese Messe? Schreiben Sie Ihre Messeziele auf. Wollen Sie vielleicht den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens steigern, ein neues Produkt auf den Markt bringen oder etwas ganz anderes. Nennen Sie das/die konkrete(n) Ziel(e).

Messeplanung: Entscheiden Sie sich für die Art der Messe.

Überlegen Sie gut, was für Ihr Unternehmen am besten ist: An einer Verbrauchermesse ODER einer Industriemesse teilzunehmen.

*Verbraucher-Messen: Diese sind besonders geeignet, wenn Sie das Bewusstsein für Verbrauchsgüter und Dienstleistungen fördern oder ein neues Angebot auf den Markt bringen wollen.

*Industrie-Messen: Diese Art von Messen ist idealer, um B-to-B-Messeziele zu erreichen, sich mit den neuesten Entwicklungen in der Branche zu verbinden und/oder Netzwerke aufzubauen.

Vieles hängt von Ihrem einzigartigen Unternehmen und Ihren Angeboten ab. Ein B2B-Unternehmen wird wahrscheinlich nicht viel von einer Verbrauchermesse profitieren.

Messevorbereitung: Einblick auf das potenzielle Messepublikum

Finden Sie heraus, wer die Messebesucher sein werden. Sehen Sie nach, wer in der Vergangenheit Messen besucht hat. Basierend auf Ihren Messezielen, werden das die Leute sein, vor denen Sie stehen möchten?

Wenn Sie zum Beispiel Demos mit den Eigentümern kleiner Unternehmen veranstalten wollen, stellen Sie sicher, dass dies die Personen sind, die dabei sein werden.

Achten Sie auch darauf, ob die meisten Teilnehmer über Kaufkraft verfügen und ob das von Bedeutung ist. Für jede Messe, die sich lohnt, sollten Sie einen Ausstellerprospekt haben, der es Ihnen ermöglicht, die demografische Zusammensetzung der Messeteilnehmer zu analysieren. Wenn die Art der Besucher, die sie anziehen, mit Ihrer Zieldemografie übereinstimmt, dann besteht eine gute Chance, dass diese Messe gut zu Ihrem Unternehmen passt.

Messevorbereitung: Recherchieren Sie die Messegeschichte

Tauchen Sie in die Geschichte der Messe ein. Schauen Sie sich ihre Website an. Lesen Sie Artikel und Publikationen, die über die Messe berichtet haben. Notieren Sie, welchen Ruf die Messe hat. Was die Kommentatoren gesagt haben. Schauen Sie, ob das allgemeine Gefühl und das Feedback bei Ihnen ankommt.

Analysieren Sie frühere Messeaussteller.

Prüfen Sie, wer in der Vergangenheit auf dieser Messe ausgestellt hat. Wenn es sich um Konkurrenten handelt, kann das bedeuten, dass Sie genau am richtigen Ort sind. Denn wenn sie dort sind, ist es wahrscheinlich auch Ihr gemeinsamer Zielmarkt. (Seien Sie deswegen nicht zu nervös. Hier erfahren Sie, wie Sie auf Messen mit Hilfe der Konkurrenz strategisch vorgehen können).

Sehen Sie auch, mit welchen Unternehmen Sie sich zusammenschließen möchten.

Wenn Sie Ihr Spiel intensivieren und von einigen der größten Unternehmen der Branche ausstellen möchten, gehen Sie zu den Messen, wo sie sich befinden.

Wenden Sie sich außerdem an einen Nicht-Wettbewerber, der diese Messe schon einmal besucht hat, und holen Sie sich dessen Erkenntnisse ein. Die Erfahrungen anderer Aussteller sind der beste Weg um die Messe richtig einordnen zu können.

Kennen Sie Ihr Budget für Messeausstellungen ?

Wenn eine Messe ihre Auswahlkriterien erfüllt, informieren Sie sich über einen weiteren Punkt: Die Kosten.

Prüfen Sie, ob sie in Ihr Budget passt.

Sehr wichtig: Vergessen Sie bitte NICHT, die anderen Kosten zu beachten, die anfallen werden, wie z.B. die Reisekosten für das Messeteam, die Erstellung, den Versand und den Bau Ihres Messestandes und so weiter. Denken Sie schon jetzt über diese Elemente nach, damit es später keine Überraschungen gibt!

Messevorbereitung: Achten Sie auf den richtigen Zeitpunkt.

Genau wie bei der Planung einer Hochzeit vergeht die Zeit vor einer Messe viel schneller als man denkt. Stellen Sie sicher, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um Ihre Ausstellung, Ihre Strategie, geplante Präsentationen oder auch andere Möglichkeiten Interesse zu erzeugen zu berücksichtigen. Auch die Schulung des Messepersonals oder Überlegungen zu Give-aways sollten bereits im Vorfeld gut durchdacht und organisiert sein.

Messevorbereitung und Messeplanung

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